Versie 1, mei 2018

Vertellis B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vertellis B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy; 
• Verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens; 
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren. 
• Als Vertellis B.V. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers 

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Vertellis B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Communicatie en verwerking van de bestelling; 
• Gevraagde informatie verstrekken; 
• Op de hoogte houden van het reilen en zijlen van Vertellis B.V. inclusief acties en nieuwe producten, wanneer hier toestemming voor is gegeven; 
• Inzicht verkrijgen in onze klanten en op basis hiervan onze communicatie en marketing inrichten, dit betreffen met name Google Analytics en Facebook; 
• Wettelijk verplichte administratieve doeleinden (debiteuren- en crediteurenadministratie). 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht (bestelling); 
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vertellis B.V. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; 
Achternaam; 
Adres met plaats; 
(Zakelijk) Telefoonnummer; 
(Zakelijk) E-mailadres. 

Jouw persoonsgegevens worden door Vertellis B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees 

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Vertellis B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Op de hoogte houden van het reilen en zeilen van Vertellis B.V. inclusief acties en nieuwe producten, wanneer hier toestemming voor is gegeven; 
• Inzicht verkrijgen in onze klanten en op basis hiervan onze communicatie en marketing inrichten, dit betreft Mailerlite, Google Analytics en Facebook. 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief; 
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vertellis B.V. de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; 
Achternaam; 
E-mailadres. 

Jouw persoonsgegevens worden door Vertellis B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is. 

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde 

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Vertellis B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. 
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn; 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vertellis B.V. de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; 
Achternaam; 
Functie bij organisatie; 
(Zakelijk) Telefoonnummer; 
(Zakelijk) E-mailadres. 

Uw persoonsgegevens worden door Vertellis B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde. 

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers 

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Vertellis B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst. 
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vertellis B.V. de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam; 
Tussenvoegsel; 
Achternaam; 
Telefoonnummer; 
E-mailadres; 
Geboortedatum; 
Salarisgegevens; 
Kopie ID; 
BSN-nummer; 
Bankgegevens. 

Jouw persoonsgegevens worden door Vertellis B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; 
• Het verzorgen van de (financiële) administratie; 
• Het verzorgen van de fulfillment van bestellingen; 
• Het verzorgen van het onderhoud van onze websites; 
• Het verzorgen van managementinformatie; 
• Het verzorgen van algemene informatie over kenmerken van onze klanten t.b.v. onze communicatie en marketingdoeleinden; 
• Het verzorgen van emails over de bestellingen en nieuwsbrieven. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU 
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen 
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn 
Vertellis B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging 
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Vertellis B.V. van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Rechten omtrent jouw gegevens 
Je heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten 

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen 

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens:

Vertellis B.V.
Berckheydestraat 32 RD
2021 ET, Haarlem
(geen retour- en/of bezoekadres)

info@vertellis.nl